E-Rechnung: Die Zukunft der Rechnungsstellung

Mit der Änderung des Umsatzsteuergesetzes entwickelt sich auch die Rechnungsstellung weiter. Die E-Rechnung, die vollständig digital erstellt, versendet und empfangen wird, ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Wann sind Unternehmen zur E-Rechnung verpflichtet, und welche Schritte sollten sie bereits heute ergreifen, um vorbereitet zu sein? Hier die wichtigsten Informationen und Empfehlungen für den gelungenen Umstieg.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich grundlegend von einer papierbasierten Rechnung oder einem einfachen PDF. Sie besteht aus strukturierten Datensätzen in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Strukturierung ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung der Rechnungen in digitalen Systemen. PDF-Rechnungen und Papierbelege erfüllen diese Standards nicht und gelten daher nicht als E-Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Vorgaben.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Sie sind dazu verpflichtet, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• B2B-Geschäft: Die Leistung wird für ein anderes Unternehmen erbracht; für Endverbraucher gilt die Pflicht nicht.
• Umsatzsteuerpflicht in Deutschland: Der Umsatz muss im Inland steuerbar sein, und eine inländische Betriebsstätte muss beteiligt sein (steuerfreie Umsätze sind ausgenommen).
• Beide Unternehmen in Deutschland ansässig: Entscheidend ist die Ansässigkeit in Deutschland, auch wenn eine zusätzliche Registrierung im Ausland vorliegt.
• Rechnungsbetrag über 250 Euro (brutto): Kleinbetragsrechnungen und Fahrkarten sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Handlungsempfehlungen zur Umstellung auf die E-Rechnung für Unternehmen

Für betroffene Unternehmen ist eine frühzeitige Vorbereitung auf die Umstellung sinnvoll. Zu Beginn sind folgende Maßnahmen empfehlenswert:

1. Soll-Prozess entwickeln: Gemeinsam mit einem IT-Dienstleister sollte ein digitaler Rechnungsprozess implementiert werden. Dafür eignen sich ERP- oder Warenwirtschaftssysteme, die viele mittelständische Unternehmen bereits nutzen. Alternativ können Drittanbieter für den Versand und Empfang von E-Rechnungen eingesetzt werden.
2. Revisionssichere Archivierung sicherstellen: Digitale E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Ein zertifiziertes Archivierungssystem kann dabei unterstützen.
3. Fördermittel beantragen: Unternehmen, die für die Digitalisierung Fördermittel beantragen möchten, sollten sicherstellen, dass die Umsetzung noch nicht begonnen hat, um förderfähig zu bleiben. Bei Fragen zur Auswahl passender Fördermittel sowie der Antragsstellung, wenden Sie sich gern an das Projekt ThEx Wirtschaft 4.0.
4. Rücksprache mit Steuerberater:innen: Bei Fragen oder Unsicherheiten ist es unerlässlich, das Gespräch mit Steuerberater:innen zu suchen. Sie verfügen in der Regel über fundiertes Fachwissen in den Bereichen Rechnungswesen, Verfahrensdokumentation und den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Übergangslösungen und Alternativen für kleine Unternehmen

Falls die technische Umstellung nicht rechtzeitig gelingt und Unternehmen mehr Zeit für die Auswahl und die Einführung des Anwendungsprozesses benötigen, bieten sich vorübergehende Lösungen an:

• Spezielle E-Mail-Adresse: Eine gesonderte E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen.
• XML-Viewer: Ein XML-Viewer ermöglicht das Lesen strukturierter E-Rechnungen, falls die internen Systeme diese noch nicht verarbeiten können.
• Zentrale Rechnungseingangsplattform: Auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes können Rechnungsdaten manuell eingegeben und versandt werden.

Zeitplan zur Umstellung auf die E-Rechnung

Die E-Rechnungspflicht tritt stufenweise in Kraft: Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab 2027 gilt die Pflicht dann auch für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen. Für Kleinunternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz erwirtschaften, gilt sogar eine verlängerte Übergangsfrist von drei Jahren.

Übrigens: Das Arbeiten mit der E-Rechnung erfordert für viele deutsche Unternehmen eine Umstellung, im internationalen Kontext ist die Verwendung des strukturierten Datensatzes jedoch schon länger verbreitet. In Ländern wie Chile und Brasilien – damalige Vorreiter bei der Einführung der E-Rechnungspflicht – gibt es sie seit 20 Jahren. In der Europäischen Union haben Länder wie Italien bereits seit 2019 eine inneritalienische B2B-E-Rechnungspflicht. Auch für Deutschland ist das Format nicht völlig neu. Bislang kamen jedoch vor allem Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung in Kontakt, an die öffentliche Aufträge vergeben wurden, die also im B2G-Sektor tätig waren.

Unterstützung durch ThEx Wirtschaft 4.0

Das Projekt ThEx Wirtschaft 4.0 bietet zur E-Rechnungspflicht regelmäßig kostenfreie Informationsveranstaltungen für kleine und mittlere Unternehmen an.

• 19. November 2024, E-Rechnung 2025: Alles, was ihr wissen müsst
• 18. Dezember 2024, Mehr Zeit, weniger Papierkram – E-Rechnungen empfangen & ausgeben

In einer Podcast-Folge des ThEx-Cast werden gängige Fragen rund um die E-Rechnung ebenfalls behandelt. Zu Gast ist Holger Seidenschwarz, Reasearch Director bei ibi resreach an der Uni Regensburg sowie Mitglied im Mittelstand-Digital Zentrum Handel.

In einem Info-Dokument haben wir für Sie alle wichtigen Infos zusammengefasst. Es steht hier zum Download bereit.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel dienen der allgemeinen Information und wurden sorgfältig zusammengestellt. Eine Haftung für Aktualität und Vollständigkeit wird nicht übernommen. Bei individuellen oder rechtlichen Fragen sollte ein:e Steuerberater:in oder rechtlicher Beistand hinzugezogen werden.